Datenschutzhinweise für Kollaboration und Kommunikation mittels Microsoft 365

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist die Firmen der EUROPIPE Gruppe, die Microsoft 365 einsetzt und Ihre Daten verarbeitet.

EUROPIPE GmbH
Sandstr. 140
45473 Mülheim an der Ruhr
Telefon: 0208 976-0

MÜLHEIM PIPECOATINGS GmbH
Sandstr. 140
45473 Mülheim an der Ruhr
Telefon: 0208 976-2300

Bei datenschutzbezogenen Fragen wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens, über welche Sie Zugang zu Microsoft 365 haben. Sie können sich bei generellen Fragen alternativ auch an den Datenschutzbeauftragten der EUROPIPE GmbH datenschutz@europipe.com oder Mülheim Pipecoatings GmbH datenschutz@muelheim-pipecoatings.com

Der Zweck der Verarbeitung ist die interne und externe Kollaboration und Kommunikation der Beschäftigten der EUROPIPE Gruppe mit internen und externen Partnern. Ein weiterer Zweck ist die Bereitstellung und der sichere und reibungslose Betrieb von Microsoft 365 und dessen Werkzeugen.

Unter Kollaboration wird hier beispielsweise die gemeinsame Arbeit an Dateien, die E-Mail-Kommunikation, Besprechungen, Live-Übertragungen und innovative Werkzeuge verstanden.

Die Bereitstellung und der reibungslose Betrieb von Microsoft 365 gehört ebenfalls zu einem der Zwecke, für welche personenbezogene Daten verarbeitet werden. Von dieser Verarbeitung erfasst sind unter anderem die vom System erstellten Protokolle bzw. administrativen Ereignisse (z. B. Log-Dateien über die Anmeldung und Nutzeraktionen) sowie die Metadaten über Anrufe und Besprechungen, welche zu Fehler-, Support-, Statistik- sowie zu Nachweiszwecken genutzt werden.

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 werden personenbezogenen Daten verarbeitet. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann automatisch erfolgen oder durch Eingabe durch Nutzerinnen und Nutzer. Personenbezogene Daten werden im Rahmen von User-ID-basierten sowie nicht User-ID-basierten Vorgängen verarbeitet. Es könnten Daten auch in Drittanbieter Apps verarbeitet werden. Diese sind aktuell deaktiviert.

Kollaboration

Zum Zweck der Kollaboration mit bzw. zwischen Usern und Gästen (User-ID-basierte Vorgänge) innerhalb des Tenants sowie des sicheren IT-Betriebes werden von diesen folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Berufliche Kontakt-, Arbeits- und Organisationsdaten (z. B. Name, E-Mail, Gesellschaft, Personalnummer, ggf. Foto etc.)
• Private Telefonnummern und private Daten, falls diese von dem Nutzer (freiwillig) im System angegeben werden sollten
• Administrative Ereignisse (z. B. Eintritt in ein Team, Erstellen eines Kanals, Versenden einer E-Mail, etc.)
• Metadaten (beispielsweise zu Anrufen und Besprechungen (z. B. Netzwerkstatus, Datum/Uhrzeit/Dauer, verwendete Endgeräte, Daten zur Audioqualität)
• Nutzeraktivitäten (z. B. Chat-Nachrichten, Kommentare, Datei-Zugriffe) bei Externen ohne User-ID
• Live-Übertragungen von Ton und ggf. Bild und Bildschirm
• Aufnahmen von Bild und Ton, ggf. auch des Bildschirms sind grundsätzlich ausgeschlossen. Ausnahmen kommen nur nach gesonderter Regelung und Zustimmung der Teilnehmenden sowie Transparenz der Aufzeichnung in Betracht.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Zum Zwecke der Kommunikation und Zusammenarbeit sowie des sicheren IT-Betriebes werden von Personen, die nicht User/Gäste im Tenant (Nicht-User-ID-basierte Vorgänge) sind folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Vorname, Nachname
• Foto, Bild und Ton-Übertragungen (falls freigeschaltet)
• E-Mail Adresse
• Inhalte z. B. von E-Mails oder Chat

IT-Sicherheit

Für Zwecke der IT-Sicherheit werden folgende Daten verarbeitet:

• Auditlogs, Telemetrie- und Diagnosedaten
• Prüfparameter im Bereich Cybersecurity, wie z. B. Zugriffe aus verschiedenen Ländern in kürzester Zeit. Ziel: z. B. Erkennung von Angriffen, Identitätsdiebstahl.
• Warnungen und Benachrichtigungen über Sicherheitsvorfälle
• Benutzerinformationen

Zum Zweck der sicheren und stabilen Bereitstellung der Dienste werden technisch notwendige Cookies eingesetzt.

Die Rechtsgrundlage für den Betrieb von Microsoft 365 beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG (für Beschäftigte der Konzerngesellschaften in Deutschland) oder Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Externe. Soweit die Datenverarbeitung nicht zur Vertragsdurchführung mit dem Betroffenen dient, aber im berechtigten Interesse des Unternehmens liegt ohne das entgegenstehende überwiegende Interessen des Betroffenen entgegenstehen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Die Verarbeitungen für Zwecke der IT-Sicherheit (insb. Log-Dateien und Metadaten) sowie Cookies erfolgen auf Grundlage auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die von den Verantwortlichen verfolgten berechtigten Interessen umfassen folgende:

• Feststellung missbräuchlicher Nutzung;
• IT-Sicherheit und kontinuierliche Verbesserung der Dienste.

Sollten Bild- und Tonaufnahmen verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage einer Einwilligung des Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).

Sofern eine Rechtsgrundlage oder Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Daten existiert, werden Ihre Daten nur denjenigen Stellen zur Verfügung gestellt, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Dabei handelt es sich vorwiegend um Stellen innerhalb unseres Unternehmens eingesetzte Dienstleister (z.B. interne IT-Dienstleister und Microsoft Ireland Operations Ltd.), Erfüllungsgehilfen sowie Gesellschaften innerhalb des Konzernverbundes. Sämtliche Empfänger sind ihrerseits zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit gesetzlich vorgeschrieben, in Einzelfällen an Behörden soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Wir übermitteln Daten auf der Basis von Standardvertragsklauseln sowie im Rahmen des Data Privacy Framework in Verbindung mit Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Dazu kommt ggf. eine Übermittlung der pseudonymisierten Telemetrie- und Diagnosedaten von Microsoft Irland zu Microsoft Corp. auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln sowie im Rahmen des Data Privacy Framework. Im Übrigen erfolgt keine Weitergabe an Empfänger in Drittländern, die kein der DSGVO entsprechendes Datenschutzniveau gewähren.

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung der angegebenen Zwecke erforderlich ist.

Metadaten von Anrufen und Besprechungen werden maximal 120 Tage gespeichert (abhängig vom Datum). Auch hier werden die Daten nach Ablauf der Fristen automatisch gelöscht. Diese Daten werden für die Stabilität des Systems, Support und auch zur Abwehr von Angriffen in diesem Vektor benötigt. Zugriff haben nur bestimmte berechtigte und überwachte Administratoren.

Protokollierte administrative Ereignisse werden 180 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht.

Chats in Teams werden nach einem Jahr gelöscht. Teams-Räume (Gruppen) werden nach 365 Tagen Inaktivität gelöscht, sofern die Team-Besitzer nicht bestätigen, dass sie weiterhin benötigt werden.

E-Mails und Anlagen werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und sodann gelöscht, wenn keine anderen Zwecke vorhanden sind.

Die von Sicherheitswerkzeugen und von sonstigen, der IT-Sicherheit dienenden Werkzeugen verarbeiteten personenbezogenen Daten werden für maximal 180 Tage aufbewahrt und dann der Löschung zugeführt. In Einzelfällen und bei Sicherheitsvorfällen kann es dazu kommen, dass einige Daten länger aufbewahrt werden, um den Vorfall zu untersuchen und zukünftige zu unterbinden.

Unter bestimmten Umständen müssen Ihre Daten auch länger aufbewahrt werden, beispielsweise im Zusammenhang mit einer entsprechenden behördlichen oder gerichtlichen Anordnung in Form eines sog. Litigation Hold, welches ein Verbot der Datenlöschung für die Dauer des Verfahrens beinhaltet.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, sind diese regelmäßig zu löschen, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, z. B. nach Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung. Die dort genannten Fristen betragen 2 bis 10 Jahre bzw. nach Abschluss der Steuerprüfung.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften (z. B. §§ 195ff. BGB).

Im Rahmen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben wir eine Risikoanalyse für die Verarbeitung durchgeführt und darauf beruhend risiko-angepasste technische und organisatorische Maßnahmen eingeführt. Diese Maßnahmen werden regelmäßig geprüft und den bestehenden Risiken angepasst. Unter anderem haben wir folgenden Maßnahmen ergriffen:

• Datenklassifikation
• Monitoring und Überwachung der Umgebung
• Deaktivierung der Feedback-Funktion, soweit möglich
• Einschränkung der Funktionen der verbundenen und optional verbundenen Dienste
• Vertragliche Maßnahmen und Zusatzverträge
• Pseudonymisierung von Berichten und Reports
• Automatisches Löschen von Daten in vordefinierten Zyklen
• Werkzeuge zum Entfernen von alten Nutzern und deren Daten

Die EUROPIPE Gruppe hat ein Managementsystem für Datenschutz und Informationssicherheit implementiert und einige Konzerngesellschaften lassen sich auf Grundlage der ISO 27001 bzw. dem Branchen-Informationssicherheitsstandard VDA-TISAX regelmäßig extern auditieren und zertifizieren.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte, die Sie gegenüber dem Verantwortlichen und dem jeweiligen Datenschutzbeauftragten jederzeit unentgeltlich geltend machen können.

Wie Sie den Datenschutzbeauftragten und den Verantwortlichen erreichen, erfahren Sie unter Punkt 1.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO (siehe unten 10.), sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit gegenüber dem Verantwortlichen widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

a. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Recht und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

b. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei per E-Mail an jeweils absendende E-Mail-Adresse oder die oben unter Ziffer 1. angegebenen Kontaktdaten der jeweiligen Konzerngesellschaft erfolgen.

Die EUROPIPE Gruppe (“EUROPIPE”), bestehenden aus der EUROPIPE GmbH und Mülheim Pipecoatings GmbH, hat die Software-Anwendungen Microsoft O365 lizenziert, um die darin enthaltenen Dienste den Beschäftigten des EUROPIPE Unternehmens und teilweise auch Geschäftspartnern (“Nutzern”) zum Zwecke der dienstlichen Nutzung bereitzustellen. Die Dienste beinhalten neben bekannten Anwendungen (wie Outlook, Word, Excel oder PowerPoint) weitere neue Onlinedienste, welche neue Funktionalitäten bereitstellen und orts- und geräteunabhängig genutzt werden zu können. Diese Nutzungshinweise beinhalten die wesentlichen Regelungen und Vorgaben, die bei der Nutzung der internetbasierten Microsoft 365 Dienste („Office 365“) für Nutzer im EUROPIPE-Tenant gelten.

Diese Nutzungshinweise gelten für die Nutzung der Anwendungen von Office 365, die externen Partnern im Rahmen der bestehenden Geschäftsbeziehung zum Gebrauch bereitgestellt werden. Die Nutzung setzt den Abschluss einer Vertraulichkeitserklärung voraus.

Die von EUROPIPE bereitgestellten Leistungen richten sich nach dem jeweils verfügbaren und freigeschalteten Funktionsumfang von Office 365. Die EUROPIPE bemüht sich, im Rahmen der technischen und betrieblichen Möglichkeiten Office 365 möglichst unterbrechungsfrei bereitzustellen. Jedoch können durch technische Störungen (wie z.B. Unterbrechung der Stromversorgung, Hardware- und Softwarefehler, technische Probleme in den Datenleitungen) zeitweilige Beschränkungen oder Unterbrechungen auftreten. Mit der Nutzung von Office 365 sind keine garantierten Service- oder Verfügbarkeiten verbunden.

Voraussetzung für die Nutzung von Office 365 ist ein Zugang zur EUROPIPE Domäne (Username und Passwort) mit vorhandener E-Mail-Adresse der EUROPIPE.

Die EUROPIPE ist berechtigt, jede Registrierungsanfrage ohne Angabe von Gründen zurückzuweisen, und die in Office 365 bereitgestellten Anwendungen sowie Funktionen jederzeit und ohne Ankündigung zu ändern und ganz, oder teilweise einzustellen. Wechselt der Nutzer seine E-Mail-Adresse oder endet das Zugangsrecht zum EUROPIPE-Tenant, wird das bisherige Nutzerkonto gelöscht. Bei Bedarf ist ein neues Nutzerkonto zu beantragen.

Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, dass im Rahmen des Nutzerkontos eingestellte oder im Nutzerkonto enthaltene Daten rechtzeitig vor Löschung des Nutzerskontos unter Beachtung von Ziffer 4 gesichert werden.

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung können Inhalte in Office 365 eingestellt und damit für andere Nutzer im EUROPIPE-Tenant verfügbar gemacht werden. Mit dem Einstellen von Inhalten räumt der Nutzer der ein unbefristetes, unentgeltliches, unterlizenzierbares und übertragbares Nutzungsrecht an den jeweiligen Inhalten ein, insbesondere zur Speicherung der Inhalte sowie deren Veröffentlichung, deren öffentlicher Zugänglichmachung innerhalb von Office 365, zur Bearbeitung und Vervielfältigung, und bei Bedarf zur Einräumung von Nutzungsrechten gegenüber Dritten. Die Nutzer sichern zu, dass sie bzw. das Unternehmen, für das sie handeln der alleinige Inhaber sämtlicher Rechte an den eingestellten Inhalten sind oder anderweitig berechtigt sind (z.B. durch eine wirksame Zustimmung des Rechteinhabers), die Inhalte einzustellen und die Nutzungs- und Verwertungsrechte nach diesem Absatz zu gewähren. Werden urheberrechtlich geschützte Inhalte von Dritten eingestellt, sind diese durch entsprechende Quellenhinweise zu kennzeichnen.

Die EUROPIPE Nutzer von Office 365 sind für alle von Ihnen in Office vorgenommenen Handlungen und Aktionen verantwortlich. Dies umfasst sämtliche von ihnen zur Verfügung gestellten Informationen, eingestellte Inhalte und Dokumente sowie weitere Interaktionen innerhalb von Office 365 (z.B. Kommentare, Teilen, Likes) (gemeinsam „Aktionen“). Die EUROPIPE übernimmt keine Verantwortung dafür, dass die von EUROPIPE Nutzern in Office 365 eingestellten Beiträge, Informationen, Inhalte und Dokumente (gemeinsam „Inhalte“) vollständig, zutreffend, aktuell oder zur Erreichung des darin genannten Zwecks geeignet sind. Auf die Inhalte von EUROPIPE Nutzern verlinkter Websites Dritter hat die EUROPIPE keinerlei Einfluss. EUROPIPE macht sich diese Inhalte auch nicht zu eigen und übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit von Verlinkungen und den darauf enthaltenen Informationen. Die Wahrung von Urheberrechten und sonstigen Schutzrechten obliegt den EUROPIPE Nutzern. EUROPIPE ist berechtigt, bei Verstößen gegen diese Nutzungshinweise und insbesondere die Verhaltensregelungen (s.u. Punkt 7.) Kommentare und Beiträge von Nutzern zu entfernen.

• Die Nutzer sind verpflichtet, die für die Anmeldung erforderlichen Zugangsdaten jederzeit geheim zu halten und angemessen zu schützen. Zur Sicherstellung der Vertraulichkeit dürfen die Zugangsdaten Dritten nicht zugänglich gemacht oder überlassen werden – auch nicht im Rahmen von Vertretungsregelungen. Sofern Nutzer aufgrund tatsächlicher Anhaltspunkte die berechtigte Vermutung haben, dass Dritte unbefugt Zugang zu dem Nutzerkonto haben, sind sie verpflichtet, die EUROPIPE bzw. den jeweiligen Ansprechpartner bei der EUROPIPE unverzüglich zu informieren. Die Nutzer sind grundsätzlich für jede Aktivität in Ihrem Nutzerkonto in Office 365 verantwortlich.
• Es ist zwingend sicherzustellen, dass Inhalte mit vertraulichen Informationen, insbesondere Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Daten, nur dem jeweils hierfür autorisierten Personenkreis zugänglich gemacht werden.

Die Microsoft-Cloud bietet einen Speicherplatz und synchronisiert die dort abgelegten Dateien auf dem Desktop und mobilen Geräten des Nutzers. Auf diese Daten können mit den verschiedenen, bereitgestellten Office 365 Applikationen (OneDrive, Teams, SharePoint, etc.) zugegriffen werden. Dieser Speicherplatz ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken zu nutzen und dient der Speicherung von dienstlichen Daten, die zu dienstlichen Zwecken mit dienstlichen Endgeräten (PC, Smartphones, etc.) angefertigt wurden.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen Daten mit einem hohen Schutzbedarf, wie z. B. Personaldaten oder andere Arten von sensiblen personenbezogenen Daten (wie bspw. Gesundheitsdaten) i. S. d. Art. 9 DSGVO als vertraulich oder geheim klassifiziert werden.

Alle in der Microsoft-Cloud gespeicherten Dokumente mit personenbezogenen Daten sind durch die Nutzer zu löschen, wenn der Zweck der Datenverarbeitung erfüllt ist und keine Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.

Folgende Standardlöschroutinen sind hinterlegt:

• Chatbeiträge werden nach 1 Jahr gelöscht
• Protokoll-/Metadaten/Verbindungsdaten: 90 Tage
• Teams-Räume: 1 Jahr nach der letzten Nutzung des Raumes

Der Nutzer kann die in der Cloud abgelegten Dateien früher löschen oder die Löschfrist verlängern. Inhalte eigener Chatnachrichten können vom Nutzer selbst gelöscht oder berichtigt werden.

Die Nutzer sind verpflichtet, bei der Nutzung von Office 365 alle einschlägigen rechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Arbeitsplatzes einzuhalten. Allgemein anerkannte Grundwerte beim Umgang mit anderen Menschen und Unternehmen sind zu achten. Höflichkeit, ein sachlicher Umgangston und Respekt für andere Meinungen sind jederzeit zu wahren.

Unzulässig sind die Zugänglichmachung, Speicherung, Verbreitung oder Übertragung von Inhalten sowie Aktionen, die gegen geltende Gesetze oder sonstige Rechtsvorschriften verstoßen. Hierzu zählen unabdingbare Rechte wie Persönlichkeits- oder Immaterialgüterrechte (Urheberrecht, Markenrecht, Patentrecht, etc.) Dritter.

Verboten sind alle Inhalte oder Aktionen, die

• verletzend, verleumderisch, obszön, belästigend, bedrohlich, rassistisch oder ethnisch beleidigend, diskriminierend in Bezug auf Abstammung, Geschlecht, Hautfarbe, Glauben, sexuelle Orientierung oder Behinderung, oder in sonstiger Weise schädlich sind;
• illegale und/oder strafbare Aktivitäten darstellen oder widerrechtliche Gewalt fördern;
• Bilder sexueller Handlungen darstellen oder enthalten;
• geeignet sind, den Betriebsfrieden nachhaltig zu gefährden oder unrichtige oder irreführende Tatsachenbehauptungen enthalten;
• unerlaubten Werbezwecken oder der Vermarktung von Produkten dienen;
• der Verbreitung von politischen Positionen oder Meinungen dienen;
• automatische Kommentare, Kettenbriefe oder ähnliche Aktionen darstellen.

Der Nutzer kann freiwillig ein Profilbild von sich einstellen und dieses jederzeit wieder entfernen. Das Profilbild ist für jeden Nutzer sichtbar. Das Profilbild muss dem dienstlichen Kontext angemessen sein. Im Falle eines in diesem Sinne unangemessenen Profilbildes, kann die EUROPIPE die Verwendung untersagen und/oder das Bild entfernen. Es ist den Nutzern untersagt, Fotos oder Videos einzustellen, auf denen andere Personen zu erkennen sind, sofern die Zustimmung dieser Personen hierzu nicht vorliegt. Aufzeichnungen von Videokonferenzen sind grundsätzlich unzulässig. Bei Videokonferenzen ist sicherzustellen, dass keine Bildübertragungen von unbeteiligten Personen erfolgen.

In der Microsoft-Cloud wird automatisch ein Präsenzstatus in Abhängigkeit der Kalenderereignisse hinterlegt, die durch den Nutzer individuell gesteuert und abgeändert werden kann.

Innerhalb von Office 365 werden im Zusammenhang mit der Nutzung der Dienste personenbezogene Daten in der Microsoft-Cloud in europäischen Rechenzentren gespeichert oder anderweitig verarbeitet. Künftig ist eine Verarbeitung in Rechenzentren in Deutschland vorgesehen. Weitergehende Informationen zu Art und Umfang der Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz..

Der Nutzer sichert zu, alle vertraulichen Inhalte und Informationen, die im Rahmen der Nutzung bekannt oder zugänglich werden, streng vertraulich zu behandeln und unbefugten Dritten gegenüber nicht offenzulegen, sowie alle Inhalte und Informationen ausschließlich im Rahmen der geschäftlichen Zusammenarbeit mit EUROPIPE zu verwenden. Als vertrauliche Inhalte und Informationen gelten alle Informationen und Daten, auf die der Nutzer im Rahmen der Nutzung der Microsoft Office 365 Dienste im EUROPIPE-Tenant beabsichtigt oder unbeabsichtigt Zugriff hat, unabhängig davon, ob diese als vertraulich gekennzeichnet sind oder von Ihrer Natur aus vom Nutzer als vertraulich eingestuft werden müssen. Die Vertraulichkeit gilt auch über den Zeitpunkt einer Beendigung der Zusammenarbeit und eines Zugriffs auf den EUROPIPE-Tenant hinaus fort. Jede unberechtigte Speicherung oder Kopie von Inhalten und Informationen ist untersagt.

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage dieser Nutzungshinweise. Etwaige abweichende Bedingungen oder Vereinbarungen des Nutzers gelten nicht, auch wenn EUROPIPE diese nicht ausdrücklich zurückgewiesen hat oder trotz Kenntnis der entgegenstehenden oder abweichenden Bedingungen oder Vereinbarungen des Nutzers Dienste oder Leistungen ohne Vorbehalt erbringt. Aufgrund der ständigen Erweiterungen und Änderungen der einzelnen Produkte aus den Lizenzpaketen von Office 365 behält sich EUROPIPE Änderungen an diesen Nutzungsbedingungen vor.